Pilvipalvelujen varmuuskopiointi: suojaa myös pilvessä olevat tiedot

Kaikkihan on pilvessä – tarvitaanko silti varmuuskopio?

Kyllä, jos tietoja ei ole varaa menettää. Pilvi on vähän kuin hyvin hoidettu toimistotalo: joku muu huolehtii rakennuksesta, mutta tärkeät paperit on silti saatava takaisin. Virheellinen klikkaus, kaapattu tili tai vahingolliset muutokset voivat edelleen aiheuttaa ongelmia. NCSC suosittelee tärkeistä pilvitiedoista riippumatonta kopiota toisessa turvallisessa paikassa tai palvelussa. [1]

Aloita tästä: tärkeimmät asiat ensin

RoxIT suosittelee aloittamaan pienestä ja antamaan varmuuskopioinnin toimia automaattisesti. Keskustele työpaikalla IT:stä vastaavan henkilön kanssa.

• Valitse tiedot, jotka on pystyttävä palauttamaan. Esimerkiksi asiakasasiakirjat, tärkeät sähköpostit tai perheen kuvat.
• Kysy, mitä jo suojataan. Mitä tietoja voidaan palauttaa, kuinka kauas ajassa ja kuka auttaa?
• Päätä, mitä voit menettää. Riittääkö eilinen tilanne vai tarvitaanko kopioita useammin? Päätä myös, kuinka kauan voit olla ilman aineistoa. Tämä ohjaa toteutusta. [7]
• Järjestä tärkeistä tiedoista erillinen, suojattu varmuuskopio. Pyydä IT:tä tai palveluntarjoajaa näyttämään, että kopiointi toimii automaattisesti ja epäonnistunut ajo huomataan. [8]
• Kokeile tiedoston palauttamista erilliseen testikansioon. Avaa tiedosto ja tarkista sisältö ennen kuin luotat ratkaisuun.

Merkinnät tallentuvat vain tähän selaimeen.

Synkronointi, roskakori ja varmuuskopio – mitä eroa niillä on?

1. Synkronointi pitää samat tiedostot ajan tasalla eri paikoissa. Kun poistat tiedoston, poisto voi siirtyä mukana. Sama kansio kahdella näytöllä ei siis todista, että suojattuja kopioita on kaksi. [11]
2. Roskakori ja versiohistoria voivat pelastaa virheen. Palautusaika ja mahdollisuudet ovat kuitenkin rajallisia ja riippuvat palvelusta sekä asetuksista. [2, 3]
3. Varmuuskopio säilyttää kopioita palauttamista varten. Tarkista, että vanhemmat, käyttökelpoiset kopiot säilyvät, vaikka alkuperäinen muuttuu tai katoaa. [1]

Tavallinen esimerkki: Microsoft 365

Microsoftin keinot pitää palvelu käynnissä ovat eri asia kuin omien tietojesi palauttaminen aiempaan ajankohtaan. Microsoft erottaa myös versiohistorian ja laajempaan palautukseen tarkoitetun erillisen varmuuskopioinnin. Tarkista, mitä tilauksenne ja valitsemanne varmuuskopiointiratkaisu todella kattavat. Älä oleta kaiken sisältyvän palveluun vain siksi, että käytätte Microsoft 365 -palvelua. [2]

Lukitse myös varakopioiden kaappi

Hyökkääjä voi yrittää tuhota varmuuskopiot vaikeuttaakseen palautumista. Siksi myös kopio tarvitsee oman suojansa. [4]

1. Erota ylläpito. Kaapatun työtilin ei pidä avata vapaata pääsyä kaikkiin varmuuskopioihin. Rajaa, kuka saa hallita ja poistaa niitä. [9]
2. Suojaa kirjautuminen. Käytä kirjautumisessa lisävarmistusta eli monivaiheista tunnistautumista (MFA) ja yksilöllistä salasanaa silloin, kun salasanaa käytetään. [6]
3. Suojaa poistamiselta. Kysy, voidaanko vanhempien kopioiden muuttaminen ja poistaminen estää määräajaksi myös ylläpitäjiltä. Tätä kutsutaan usein immutable-varmuuskopioinniksi. [5]
4. Salaa kopio siirron ja säilytyksen aikana. Se suojaa sisältöä luvattomalta katselulta. Salaus ei korvaa suojaa poistamista vastaan. [10]
5. Suojaa palautusavaimet erikseen. Jos salausavain katoaa, kopiosta voi tulla käyttökelvoton. Selvitä, miten avaimet voidaan palauttaa turvallisesti. [5]

Järkevä toteutus kotona ja yrityksessä

1. Kotona: aloita korvaamattomista tiedoista. Tärkeiden pilvitiedostojen lisäkopio salatulla ulkoisella levyllä voi täydentää suojaa. Irrota levy sen jälkeen ja säilytä se turvallisesti. Kopio on päivitettävä säännöllisesti. [6, 8]
2. Yrityksessä: RoxIT suosittelee hoidettua ratkaisua, jossa vastuut, valvonta ja palautusapu ovat selvillä. Vertaa kokonaiskustannuksia, myös palautuksessa tarvittavaa apua ja aikaa. Halpa kopio käy kalliiksi, jos kukaan ei osaa käyttää sitä.
3. Varmuuskopio auttaa palauttamaan tietoja. Se ei tee jo varastetuista tiedoista uudelleen salaisia. Suojaa siksi myös se, kuka saa lukea ja ladata kopioita. [4]

IT:lle: tarkista nämä ennen kuin työ on valmis

RoxIT:n käytännön tarkistuslista. Aloita toiminnan tarpeista ja tarkista palveluntarjoajan ajantasaiset ehdot.

• Kattavuus: kirjaa, mitä sisältyy ja mitä puuttuu. Tarkista esimerkiksi jaetut postilaatikot, Teams-sisältö, käyttöoikeudet ja lopetetut tilit. Tuotteen nimi ei ole sisällysluettelo. [2]
• Erottelu: tarkista tilit, käyttöoikeudet ja poistosuojaus. Eri palveluntarjoaja ei yksin todista suojausta. Testaa todellinen erottelu. [9]
• Varapääsy: varmista, että varmuuskopioihin pääsee myös silloin, kun yrityksen tavallinen kirjautuminen ei toimi. [10]
• Ajat ja vastuut: päätä kopiointitiheys, käyttökelpoisten versioiden säilytysaika ja se, kuka reagoi puuttuviin ajoihin tai muuttuneisiin asetuksiin liittyviin hälytyksiin. Nimeä myös varahenkilö. [7, 8]
• Sopimus ja palvelun vaihto: tarkista tallennuspaikka, pääsy tietoihin, palautuksen hinta ja se, miten saatte kopiot mukaan palvelua vaihdettaessa.
• Kirjanpito- ja asiakasjärjestelmät: jos käytätte vientitiedostoja, kokeile tietojen tuontia takaisin järjestelmään. Ladattu luettelo ei automaattisesti ole täydellinen varmuuskopio.

Merkinnät tallentuvat vain tähän selaimeen.

Testaa vaarantamatta alkuperäistä

RoxIT:n ehdotus: valitse vaaraton testitiedosto, joka on ehtinyt varmuuskopioon. Palauta aiempi kopio toiseen kansioon. Tarkista sisältö ja se, kuka voi avata tiedoston. Kirjaa päivämäärä, tulos ja käytetty aika. Älä poista alkuperäistä testausta varten. Toista testi säännöllisesti ja suurten muutosten jälkeen. Lue myös Varmuuskopiosta on hyötyä vasta, kun sen voi palauttaa.

Jos jokin ei toimi: vianmääritys

1. Varmuuskopioinnin tila on vihreä, mutta tiedosto puuttuu: tarkista oikea tili, kansio ja palautusajankohta. Pyydä IT:tä tarkistamaan, sisältyykö juuri kyseinen sisältö kopioon.
2. Tiedosto on poissa eikä varmuuskopiota ole: tarkista heti palvelun roskakori ja versiohistoria. OneDrivessa on rajoituksia muun muassa silloin, kun tiedosto on poistettu pysyvästi roskakorista. Pyydä apua viipymättä. [3]
3. Palautus kestää liian kauan: kokeile pienempää aineistoa ja pyydä IT:tä selvittämään laajemman palautuksen toiminta. Yhden tiedoston hakeminen ei osoita, kuinka nopeasti koko yritys pääsee jatkamaan työtään.
4. Epäilet tietomurtoa tai haitallisia tiedostoja: ota heti yhteyttä IT:hen tai RoxIT:hen. Älä korvaa vanhoja kopioita äläkä aloita laajaa palautusta omin päin. Palautus on tehtävä tarkistettuun, puhtaaseen ympäristöön. [10]
5. Ulkoinen levy sisältää vain pikakuvakkeita tai pilvikuvakkeita: tarkista, että tiedostojen sisältö on todella ladattu ja että ne voi avata ilman pilvipalvelua.