Backup av molntjänster: skydda även det som finns i molnet

Allt ligger ju i molnet – behövs backup ändå?

Ja, för sådant du inte har råd att förlora. Molnet är lite som ett välskött kontorshotell: någon annan sköter huset, men du behöver ändå kunna få tillbaka dina viktiga papper. Ett felklick, ett kapat konto eller skadliga ändringar kan fortfarande ställa till det. NCSC rekommenderar en oberoende kopia av viktiga molndata på en annan säker plats eller i en annan tjänst. [1]

Börja här: gör det viktigaste först

RoxITs råd är att börja litet och låta backupen skötas automatiskt. På jobbet tar du detta med den som ansvarar för IT.

• Välj det som måste gå att få tillbaka. Till exempel kunddokument, viktig e-post eller familjens bilder.
• Fråga vad som redan skyddas. Vilka uppgifter går att återställa, hur långt bakåt och vem hjälper dig?
• Bestäm vad du kan förlora. Räcker gårdagens arbete, eller behöver kopior tas oftare? Bestäm också hur länge du kan vara utan materialet. Det styr upplägget. [7]
• Ordna en separat, skyddad backup för det viktiga. Be IT eller leverantören visa att den körs automatiskt och att ett misslyckat jobb upptäcks. [8]
• Prova att få tillbaka en fil till en separat testmapp. Öppna den och kontrollera innehållet innan du litar på lösningen.

Markeringarna sparas bara i den här webbläsaren.

Synk, papperskorg och backup – vad är skillnaden?

1. Synkronisering håller samma filer uppdaterade på flera ställen. Raderar du en fil kan raderingen följa med. Två skärmar som visar samma mapp är därför inget bevis på två skyddade kopior. [11]
2. Papperskorg och versionshistorik kan rädda ett misstag. Men tiden och möjligheterna är begränsade och beror på tjänsten och inställningarna. [2, 3]
3. Backup sparar kopior att återställa från. Kontrollera att äldre, användbara kopior finns kvar även när originalet ändras eller försvinner. [1]

Ett vanligt exempel: Microsoft 365

Microsofts skydd för att hålla tjänsten igång är inte samma sak som att få tillbaka ditt innehåll från en tidigare tidpunkt. Microsoft skiljer också på versionshistorik och särskild backup för större återställningar. Kontrollera vad ert abonnemang och er valda backuplösning faktiskt omfattar. Utgå inte från att allt ingår bara för att ni använder Microsoft 365. [2]

Lås även reservskåpet

Angripare kan försöka förstöra backupen för att göra det svårare att komma tillbaka. Därför behöver kopian ett eget skydd. [4]

1. Separera administrationen. Ett kapat arbetskonto ska inte ge fri väg till alla reservkopior. Begränsa vilka som får hantera och radera dem. [9]
2. Skydda inloggningen. Använd extra kontroll vid inloggning, så kallad MFA, och ett unikt lösenord där lösenord används. [6]
3. Skydda mot radering. Fråga om äldre kopior kan låsas mot ändring och radering under en bestämd tid, även för administratörer. Det kallas ofta immutable backup. [5]
4. Kryptera kopian när den skickas och när den lagras. Det skyddar innehållet mot obehörig insyn. Kryptering ersätter inte skydd mot radering. [10]
5. Skydda återställningsnycklarna separat. Förloras krypteringsnyckeln kan kopian bli oanvändbar. Kontrollera hur nycklarna kan återfås säkert. [5]

Ett rimligt upplägg hemma och på företaget

1. Hemma: börja med det oersättliga. En extra kopia av viktiga molnfiler på en krypterad extern disk kan vara ett komplement. Koppla bort disken efteråt och förvara den säkert. Kopian behöver uppdateras regelbundet. [6, 8]
2. På företaget: RoxIT rekommenderar en skött lösning med tydligt ansvar, övervakning och återställningshjälp. Jämför hela kostnaden, även hjälp och tid för att få tillbaka materialet. En billig kopia blir dyr om ingen vet hur den används.
3. En backup hjälper dig att få tillbaka data. Den gör inte redan stulna uppgifter hemliga igen. Skydda därför även vem som får läsa och hämta kopiorna. [4]

Till IT: kontrollera detta innan ni säger klart

RoxITs praktiska kontrollista. Börja med verksamhetens behov och kontrollera leverantörens aktuella villkor.

• Omfattning: dokumentera vad som ingår och saknas. Kontrollera exempelvis delade brevlådor, Teams-innehåll, behörigheter och konton som avslutats. Ett produktnamn är ingen innehållsförteckning. [2]
• Separation: granska konton, behörigheter och raderingsskydd. En annan leverantör räcker inte som bevis på skydd. Testa den faktiska avskiljningen. [9]
• Reservåtkomst: säkerställ att backupen går att nå även om företagets vanliga inloggning är utslagen. [10]
• Tid och ansvar: bestäm hur ofta kopior tas, hur länge användbara versioner sparas och vem som följer upp larm om uteblivna jobb eller ändrade inställningar. Utse också en ersättare. [7, 8]
• Avtal och avslut: kontrollera lagringsplats, åtkomst, kostnad för återställning och hur ni får ut kopiorna om ni byter tjänst.
• Bokförings- och kundsystem: om ni använder exportfiler, prova att uppgifterna går att läsa tillbaka i systemet. En nedladdad lista är inte automatiskt en fullständig backup.

Markeringarna sparas bara i den här webbläsaren.

Testa utan att riskera originalet

RoxITs förslag: välj en ofarlig testfil som hunnit komma med i backupen. Återställ en tidigare kopia till en annan mapp. Kontrollera innehållet och vem som kan öppna filen. Skriv ned datum, resultat och tidsåtgång. Radera inte originalet för att testa. Upprepa testet regelbundet och efter större ändringar. Läs också Din backup är värd något först när den går att återställa.

Om det inte fungerar: felsökning

1. Backupen är grön men filen saknas: kontrollera rätt konto, mapp och tidpunkt. Be IT kontrollera att just den typen av innehåll ingår.
2. Filen är borta men backup saknas: kontrollera tjänstens papperskorg och versionshistorik direkt. I OneDrive finns begränsningar, bland annat efter permanent radering ur papperskorgen. Vänta inte med att be om hjälp. [3]
3. Det tar för lång tid: prova ett mindre urval och låt IT kontrollera hur en större återställning skulle fungera. Att hämta en fil visar inte hur snabbt hela företaget kan komma igång.
4. Du misstänker intrång eller skadliga filer: kontakta IT eller RoxIT direkt. Skriv inte över gamla kopior och starta ingen stor återställning på egen hand. Återställning behöver ske till en kontrollerad, ren miljö. [10]
5. Extradisken innehåller bara genvägar eller molnsymboler: kontrollera att filernas innehåll verkligen har laddats ned och går att öppna utan molntjänsten.